Inhalt

Entgeltunterlagen richtig pflegen

Was Sie hierbei beachten sollten

Foto: Geschäftliche Gesprächssituation zwischen Mann und Frau

Als Arbeitgeber müssen Sie für jeden Mitarbeiter Entgeltunterlagen führen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Arbeitnehmer versicherungspflichtig ist. Diese Unterlagen müssen daher auch für Minijobber geführt werden - selbst wenn diese sich von der Versicherungspflicht befreien lassen.

Dabei kommt es vor allem auf folgende Entgeltunterlagen an:

  • Verdienstabrechnungen des Arbeitgebers (Firmenstammdaten),
  • individuelle Verdienstabrechnungen des Arbeitnehmers (Personalstammdaten),
  • Unterlagen, aus denen die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsverdienste hervorgeht (zum Beispiel Brutto-/Nettoabrechnungen, Stundenzettel, Fehlzeitenbelege),
  • Meldungen zur Sozialversicherung,
  • Unterlagen zur Krankenkassenzugehörigkeit (Mitgliedsbescheinigungen) sowie
  • Nachweise, aus denen die Angaben zur Versicherungsfreiheit beziehungsweise Befreiung von der Versicherungspflicht erkennbar sind.

Die Entgeltunterlagen müssen für jeden Beschäftigten in deutscher Sprache vorliegen und für jedes Kalenderjahr getrennt geführt werden - ob in Papierform oder auf maschinell verwertbaren Datenträgern, bleibt Ihnen überlassen. Folgende Angaben müssen die Unterlagen über den Arbeitnehmer insbesondere enthalten:

  • Familienname, Vorname,
  • Geburtsdatum,
  • Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums,
  • Anschrift,
  • Beginn und Ende der Beschäftigung,
  • Beginn und Ende der Altersteilzeit,
  • Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit,
  • Beschäftigungsart,
  • Angaben über Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht,
  • Höhe des Verdienstes bis zur Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung einschließlich seiner Zusammensetzung und zeitlichen Zuordnung,
  • den Unterschiedsbetrag nach dem Altersteilzeitgesetz,
  • Beitragsgruppenschlüssel,
  • Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (zuständige gesetzliche Krankenkasse),
  • Arbeitnehmeranteil an Sozialversicherungsbeiträgen (nach Versicherungszweigen getrennt),
  • Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung bei Entsendung ins Ausland und
  • Nachweis der Elterneigenschaft.

Bitte beachten Sie:
Arbeitgeber müssen die Entgeltunterlagen mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach dem Jahr der letzten Betriebsprüfung aufbewahren. Im Arbeits- und Steuerrecht gelten abweichende Fristen.

zusätzliche Informationen

Ihr kurzer Draht zu uns

Meinen Rentenversicherer finden:

Ihre Sammelmappe

Hier gelangen Sie zur Sammelmappe, in der sich alle Publikationen befinden, die Sie bisher zur Bestellung / zum Download vorgemerkt haben.

Interessante Publikationen

Foto: Mann im Anzug mit Büchern im Hintergrund

Hier stellen wir Ihnen unsere Publikationen rund um das Thema "Arbeitgeber & Steuerberater" zur Verfügung:

Noch Fragen?

Betriebsprüfungsrelevanten Fragen beantwortet Ihnen der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung.