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Dateien bei der DSRV

Stammsatzdatei

Die Datenstelle der Rentenversicherung speichert in 3 Dateien personenbezogene Daten und führt weitere Dateien zur Organisation und Durchführung von Verwaltungsverfahren.

In den Stammsatzdaten bei der DSRV sind Daten, die ausdrücklich im Gesetz aufgeführt sind, gespeichert. Dies sind zum Beispiel der Name, Vorname, Geburtsname und der Geburtsort sowie die Postleitzahl des Wohnortes. Die Anschrift ist für Vergleiche nur verschlüsselt hinterlegt; die Wiederherstellung der exakten Anschrift aus diesem Schlüssel ist ausgeschlossen. Der zuständige Rentenversicherungsträger ist ebenfalls gespeichert. Von der DSRV kann dadurch immer der zuständige Versicherungsträger festgestellt werden.

Die Stammdaten bei der DSRV müssen mit dem Versicherungskonto beim zuständigen Rentenversicherungsträger übereinstimmen. Änderungen in diesen Daten werden nur nach Anweisung durch den zuständigen Rentenversicherungsträger vorgenommen. Zu jeder neu vergebenen Versicherungsnummer und zu jeder Änderung teilt der zuständige Rentenversicherungsträger die erforderlichen, personenbezogenen Daten mit.

Über die Stammsatzdatei stellt die Datenstelle der Rentenversicherung sicher, dass eine Person nur eine Versicherungsnummer erhält. Die Versicherungsnummer ist der zentrale Ordnungsbegriff in der Rentenversicherung. Für eine geordnete Datenkommunikation zwischen dem zur Meldung verpflichteten Arbeitgeber über die Krankenkasse zum zuständigen Rentenversicherungsträger ist für jeden beitragszahlenden Arbeitnehmer ein eindeutiges, unverwechselbares Identifikationsmerkmal erforderlich. Für Versicherte der Sozialversicherung, Rentner der Rentenversicherung und geringfügig Beschäftigte wurde die Versicherungsnummer geschaffen, die ihn das gesamte Leben und über den Tod hinaus - die Hinterbliebenen - begleitet. Sie ist das Aktenzeichen und das Sortiermerkmal für das Versicherungskonto, das alle relevanten Daten für eine spätere Leistungsberechnung und danach zusätzlich die Leistungsdaten enthält.

Die Versicherungsnummer besteht aus 12 Zeichen. Sie enthält in den ersten beiden Stellen die Bereichsnummer des Trägers der Rentenversicherung, der die Versicherungsnummer erstmals vergeben hat. In den nächsten 6 Stellen folgt das Geburtsdatum. Die 9. Stelle ist der Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens. Die 10. und 11. Stelle sind eine Seriennummer, die in aufsteigender Reihenfolge die Personen bezeichnet, die am selben Tag geboren sind und deren Geburtsname mit demselben Buchstaben beginnt. Die Seriennummer enthält eine Aussage zum Geschlecht der Person; Seriennummern bis 49 werden Männern zugeordnet – Seriennummern ab 50 erhalten nur Frauen. Die 12. Stelle der Versicherungsnummer ist die Prüfziffer; sie dient der Verhinderung von Schreibfehlern. Die Regeln zur Vergabe einer Versicherungsnummer sind in einer Rechtsverordnung festgeschrieben. Diese heißt Versicherungsnummern-, Kontoführungs- und Versicherungsverlaufsverordnung (VKVV)

An folgendem Beispiel soll der Aufbau der Versicherungsnummer verdeutlicht werden:

12 140441 E 119

Die Versicherungsanstalt „12", mit der die Deutsche Rentenversicherung Hessen gekennzeichnet ist, hat die Versicherungsnummer vergeben. Der Versicherte ist am 14.04.1941 geboren, sein Geburtsname beginnt mit dem Anfangsbuchstaben „E". Er ist männlich und außerdem der 12. männliche Versicherte (der 1. männliche Versicherte hat die Seriennummer „00") bei der Deutschen Rentenversicherung Hessen, der am 14.04.1941 Geburtstag hat und dessen Geburtsname mit dem Buchstaben „E" beginnt. Die Prüfziffer lautet 9.

Die Versicherungsnummer darf nur einmal vergeben und nicht berichtigt werden. Ausnahmen davon sind in den Fällen vorgesehen, in denen das Geburtsdatum und/oder die Seriennummer in der Versicherungsnummer unrichtig sind. Diese Ausnahmen sind deshalb notwendig, weil aus beiden Daten - Geburtsdatum und Geschlecht - wichtige Schlüsse bei der Leistungsgewährung gezogen werden.

Jede Person, an die eine Versicherungsnummer vergeben wird, ist unverzüglich über ihre Versicherungsnummer zu unterrichten. Seit 1991 wird bei jeder Neuvergabe ein Sozialversicherungsausweis ausgestellt, mit dessen Hilfe der Versicherte über die Zuteilung der Versicherungsnummer informiert wird.

Arbeitgeberdatei zur Durchführung der Betriebsprüfung

Die Rentenversicherungsträger sind seit Anfang 1996 zur Durchführung der ihnen übertragenen Betriebsprüfung verpflichtet, eine Arbeitgeberdatei zu führen. In ihr sollen alle Angaben über Arbeitgeber gespeichert werden, die im Rahmen einer Betriebsprüfung erforderlich sind. Die Arbeitgeberdatei wird von der Datenstelle der Rentenversicherung und von der Deutschen Rentenversicherung Bund geführt. Im einzelnen werden bei der Deutschen Rentenversicherung Bund die Prüfplanungs- und Prüfergebnisdatei geführt, bei der Datenstelle hingegen die Prüfdurchführungsdatei. Als gemeinsames Merkmal benutzen sie die von der Bundesagentur für Arbeit vergebene Betriebsnummer um den Arbeitgeber identifizieren. Die Führung beider Dateien bei verschiedenen Institutionen und die Zusammenstellung der Prüfunterlagen unmittelbar vor der Prüfung tragen dem Schutz der Betriebs- und Sozialdaten Rechnung. Die Daten des Stammsatzbestandes dürfen dabei arbeitgeberbezogen verarbeitet und genutzt werden.

In der Arbeitgeberdatei bei der Datenstelle der Rentenversicherungsträger werden neben der Betriebsnummer eines jeden Arbeitgebers nur die Versicherungsnummern, der bei ihm Beschäftigten, einschließlich des Beginns und des Endes von deren Beschäftigung sowie eine Kennzeichnung des Vorliegens einer geringfügigen Beschäftigung gespeichert.

Die Versicherungsnummer darf nur einmal vergeben und nicht berichtigt werden. Ausnahmen davon sind in den Fällen vorgesehen, in denen das Geburtsdatum und/oder die Seriennummer in der Versicherungsnummer unrichtig sind. Diese Ausnahmen sind deshalb notwendig, weil aus beiden Daten - Geburtsdatum und Geschlecht - wichtige Schlüsse bei der Leistungsgewährung gezogen werden.

Jede Person, an die eine Versicherungsnummer vergeben wird, ist unverzüglich über ihre Versicherungsnummer zu unterrichten. Seit 1991 wird bei jeder Neuvergabe ein Sozialversicherungsausweis ausgestellt, mit dessen Hilfe der Versicherte über die Zuteilung der Versicherungsnummer informiert wird.

Institutionskennzeichen

Das Institutionskennzeichen ist ein eindeutiges Merkmal zur Abrechnung mit Sozialversicherungsträgern. Alle Vertragspartner, die für die Sozialversicherungsträger Leistungen erbringen, erhalten ein Institutionskennzeichen. Für den Bereich der Krankenkassen ist die Nutzung des Institutionskennzeichen im Schriftverkehr, einschließlich des Einsatzes von maschinell lesbaren Datenträgern, beim Datenaustausch, für Maßnahmen zur Qualitätssicherung und für Abrechnungszwecke mit den anderen Trägern der Sozialversicherung und der Bundesanstalt für Arbeit sowie mit ihren Vertragspartnern einschließlich deren Mitgliedern nach §--Paragraph 293 SGB V--Fünftes Buch Sozialgesetzbuch - Gesetzliche Krankenversicherung vorgeschrieben.

Die beteiligen Sozialleistungsträger sind:

  • Ortskrankenkassen
  • Betriebskrankenkassen
  • Innungskrankenkassen
  • See-Krankenkasse
  • Landwirtschaftliche Krankenkassen
  • Ersatzkassen
  • Träger der Deutschen Rentenversicherung
  • Landwirtschaftliche Alterskassen
  • Gewerbliche Berufsgenossenschaften einschließlich See-Berufsgenossenschaft
  • Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand
  • Landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften
  • Bundesagentur für Arbeit

Unter einem lnstitutionskennzeichen werden der Name, die Anschrift, das Geldinstitut und die Konto-Nummer gespeichert. Die beteiligten Stellen erhalten alle 14 Tage die Änderungen.

Beitragssatzdatei

In der Datenstelle der Rentenversicherung wird eine Beitragssatzdatei mit allen Beitragsätzen der gesetzlichen Krankenkassen geführt. Sie dient der Durchführung der Krankenversicherung der Rentner, der Vorbereitung von Betriebsprüfungen, der Berechnung von Übergangsgeld sowie zur Lohn- und Gehaltsabwicklung. In dieser Beitragssatzdatei sind die Beitragssätze der Krankenkassen, die über die Spitzenverbände der Krankenversicherung an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet werden, gespeichert. Die Beitragssätze sind für Zeiträume ab 01.01.1996 in dieser Datei enthalten. Die Datenstelle der Rentenversicherung verteilt jeweils am 20. eines jeden Kalendermonats die aktuelle Datei mit allen aufgelaufenen Änderungen an die Rentenversicherungsträger.

Betriebsdatei der Bundesagentur für Arbeit

Die Betriebsdatei wird in der Datenstelle der Rentenversicherung zur Identifikation des meldenden Arbeitgebers, der weiterleitenden Krankenkasse und aller am Meldeverfahren beteiligten Stellen im Rahmen des Meldeverfahrens nach der Datenerfassungs- und –übermittlungsverordnung (DEÜV) benötigt. Sie wird allen Rentenversicherungsträgern zur Verfügung gestellt. Sie dient auch der Vorbereitung der Betriebsprüfungen. Die Betriebsdatei wird täglich durch Änderungsmeldungen der Bundesagentur für Arbeit aktualisiert.

Derzeit wird ein neues Nummernsystem, die Wirtschaftsnummer, durch die Bundesagentur für Arbeit auf Basis des Wirtschaftsnummernerprobungsgesetz mit allen Beteiligten erprobt.

Euro-Arbeitgeberdatei

In der Datenstelle der Rentenversicherung wird eine Datei geführt, die alle Betriebsnummern der Arbeitgeber enthält, die Lohn- und Gehaltszahlungen bereits in der Zeit vom 01.01.1999 bis 31.12.2001 in Euro vorgenommen haben. Diese Datei enthält die Betriebsnummer sowie das Datum, von dem an Zahlungen in Euro erfolgen. Die laufende Aktualisierung dieser Datei erfolgt nach Mitteilungen durch die Rentenversicherungsträger beziehungsweise den Krankenkassen.

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