Nach § 89 Absatz 1 Satz 1 Einkommensteuergesetz ist der Antrag auf Zulage nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck einzureichen. Dies bedeutet, dass der Inhalt und die Reihenfolge der Angaben des Antrags nicht verändert werden dürfen. Das Anbringen von Seitenzahlen sowie eines eigenen Logos in dem dafür vorgesehenen Feld ist erlaubt. Des Weiteren besteht keine Bindung an die Anzahl der Seiten aufgrund der Vorgaben durch den amtlichen Vordruck. Jeder Anbieter kann - seinen Bedürfnissen entsprechend - Seitenumbrüche eigenverantwortlich gestalten.

Die Zulageberechtigung für den mittelbar Begünstigten wird durch die steuerliche Förderung der Altersvorsorgebeiträge des unmittelbar Zulageberechtigten begründet. Zur Ermittlung der Zulage sind somit die Daten des unmittelbar Zulageberechtigten zwingend erforderlich.

Sollten diese der ZfA innerhalb eines bestimmten Zeitraumes nicht bekannt werden, wird der Anbieter des mittelbar Zulageberechtigten durch einen Datensatz ZA02 mit den entsprechenden Ausprägungen MM-KAN (Merkmal Anspruch auf Zulage) und MM-KUEZ (Merkmal Kürzung der Zulage) darüber informiert, warum keine Zulage gezahlt wird. Der Anbieter hat nunmehr die Möglichkeit, sich mit seinem Kunden in Verbindung zu setzen.

Mit der erstmaligen rechtswirksamen Antragstellung für ein Beitragsjahr wird das Antragsdatum einmalig bestimmt:

• Bei Anträgen, die der Zulageberechtigte nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck beim Anbieter einreicht, ist als Antragsdatum das Eingangsdatum beim Anbieter anzugeben.
• Hat der Zulageberechtigte dem Anbieter eine schriftliche Vollmacht zur formlosen Antragstellung erteilt (§ 89 Absatz 1a Einkommensteuergesetz), gilt als Antragsdatum das Datum der Erstellung des Datensatzes.

Der Anbieter hat das Antragsdatum (ANTRAG-DT) - insbesondere für eventuelle Neuberechnungen – unbedingt in seinem Datenbestand zu speichern.

Der Anbieter darf bei der Übermittlung des Antragsdatensatzes die Daten des Zulageberechtigten in eigener Verantwortung ändern oder ergänzen, die ihm nachweislich bekannt sind und die keine Interpretation zulassen (zum Beispiel Geburtsort). Im Antragsformular selbst darf der Anbieter keine Änderungen vornehmen, da der Anleger für die Richtigkeit der darin enthaltenen Daten eigenhändig unterschrieben hat.

Der Anbieter hat zu gewährleisten, dass die im Datensatz geforderten Daten für das Beitragsjahr korrekt und rechtzeitig an die ZfA übermittelt werden. In welcher Form der Anbieter diese Daten beim Zulageberechtigten erhebt und auf welche Weise er die Aktualität der Daten sicherstellt, liegt in seinem Verantwortungsbereich. Deshalb ist zu empfehlen, dass der Anbieter bereits im Vorfeld der Datenübermittlung möglicherweise eingetretene Änderungen mit dem Zulageberechtigten klärt. Dies empfiehlt sich insbesondere bei den Vertragsdaten, bei denen der Anbieter mit großer Wahrscheinlichkeit davon ausgehen kann, dass sie seit der letzten Antragstellung nicht mehr aktuell sind.

Die Altersvorsorge-Durchführungsverordnung (AltvDV) regelt unter anderem auch die Aufbewahrung der Zulageanträge und sonstiger Unterlagen. Danach können die Unterlagen durch Bild- oder andere Datenträger ersetzt werden (§ 19 Absatz 4 AltvDV.).

Wir weisen allerdings darauf hin, dass auch die so abgelegten Unterlagen revisionssicher sein müssen. Dabei muss sichergestellt sein, dass das gescannte Dokument dem Original beim Scanvorgang entspricht und eine nachträgliche Änderung dieser Dateien ausgeschlossen ist.

Nach amtlichem Vordruck erstellte Zulageanträge, die die erforderlichen Angaben enthalten und vom Zulageberechtigten unterschrieben sind, sind auch rechtswirksam, wenn sie dem Anbieter per Fax übermittelt werden.
Das gilt analog auch für Änderungen im „Dauerzulageverfahren“, die per Fax übermittelt werden, sofern die Unterschrift des Zulageberechtigten vorhanden ist.

Grundsätzlich ist jeder – gegebenenfalls auch fehlerhafte oder unvollständige - vom Anleger eingereichte rechtswirksame Zulageantrag zu erfassen und per AZ01 an die ZfA zu übermitteln. Weist die ZfA den Datensatz aufgrund von unzureichenden oder fehlerhaften Angaben des Zulageberechtigten mit einer Fehlermeldung ab und werden die Angaben nicht innerhalb der Antragsfrist nachgereicht, gilt diese Abweisung als Ermittlungsergebnis (§ 12 der Altersvorsorge-Durchführungsverordnung). Nach Ablauf der Antragsfrist ist die Fehlernummer mit dem dazugehörigen Fehlertext in der Bescheinigung nach § 92 Einkommensteuergesetz auszuweisen. Nach Erhalt der Bescheinigung hat der Zulagenberechtigte die Möglichkeit, innerhalb eines Jahres einen Antrag auf Festsetzung der Zulage über seinen Anbieter zu stellen. Der Anbieter muss in der Stellungnahme das Datum der ersten (gegebenenfalls fehlerhaften) Antragsstellung der ZfA mitteilen.