Allgemeines 

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und setzt damit die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 in nationales Recht um.

Ziel der Richtlinie und des nationalen Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, Personen eine vereinfachte Möglichkeit einzuräumen, um auf Rechts- und Regelverstöße in ihrem Arbeitsumfeld hinweisen zu können, und die hinweisgebenden Personen vor nachteiliger Behandlung nach Weitergabe solcher Hinweise zu schützen.

Für die vereinfachte Möglichkeit zur Meldung von Rechts- und Regelverstößen sind Firmen und Behörden mit mindestens 50 Beschäftigten verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten.

Nachfolgend erhalten Sie hierzu alle erforderlichen Informationen über die neu bei der DRV Bayern Süd eingerichtete interne Meldestelle und das nach dem Hinweisgeberschutzgesetz geforderte Verfahren

• an wen sich die hinweisgebenden Personen wenden können,
• zum Anwendungsbereich, wann Hinweise nach dem HinSchG möglich und zulässig sind,
• zum Umgang mit Hinweisen und
• zum Schutz der hinweisgebenden Person, aber auch der Personen, die von den Hinweisen betroffen sind.

Unabhängig davon wird es zentrale externe Meldestellen geben, die je nach Verstoß bei unterschiedlichen Bundesbehörden angesiedelt sind (§ 19 f. HinSchG). Erste Anlaufstelle zur Abgabe eines Hinweises sollte grundsätzlich die interne Meldestelle sein. 

Interne Meldestelle 

Die Kommunikation ist über folgende Kanäle möglich:

• per E-Mail: hinweisgeberschutz@drv-bayernsued.de
• per Telefon:  0871 81 2118 oder 0871 81 3112
• schriftlich per Post mit zwingend folgender Adressierung:

Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd
Hinweisgeberschutz
– vertraulich –
Am Alten Viehmarkt 2
84028 Landshut

Sinn und Zweck des Gesetzes

Sinn und Zweck des Gesetzes ist es unter anderem, die hinweisgebende Person zu schützen. Deshalb ist das oberste Gebot der internen Meldestelle absolute Vertraulichkeit gegenüber

• der hinweisgebenden Person,
• dem Inhalt des Hinweises / der Meldung und
• der Person bzw. den Personen, die von dem Hinweis betroffen ist/sind.

Nur in Ausnahmefällen - wie zum Beispiel einem Strafverfahren - dürfen Strafverfolgungsbehörden Informationen über die Identität des Hinweisgebers verlangen.

Nach den Vorgaben des Gesetzes muss die interne Meldestelle den Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Bei anonymen Hinweisen ist dies nicht möglich.

Eine anonyme Meldung ist zwar zulässig, aber es besteht keine Verpflichtung dieser nachzugehen. Außerdem kann eine sachdienliche Aufklärung hier oftmals nicht erfolgen, weil Rückfragen nicht möglich sind. 

In welchen Fällen können Hinweise nach dem HinSchG gemeldet werden? 

Gemäß § 3 Abs. 2 HinSchG sind u. a. Hinweise zu folgenden Tatbeständen möglich: 

1. Verstöße, die eine Straftat darstellen
2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
3. Sonstige Verstöße gegen Vorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltendes EU-Recht

Beispielhaft sind folgende Tatbestände zu nennen: 

zu 1.:
Beleidigung, sexuelle Belästigung, Körperverletzung, Betrug, Korruptionsdelikte, Steuerhinterziehung

zu 2.:
Verstöße aus dem Bereich des Arbeits-, Gesundheits- oder Umweltschutzes

zu 3.:
Verstöße im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz, Vergaberecht sowie zur Verfassungstreue (Stichwort: Reichsbürgertum, Extremismus etc.)

Die meldefähigen Verstöße müssen einen Bezug zum Beschäftigungsverhältnis bzw. zum beruflichen Umfeld haben. 

Wie läuft das Meldeverfahren ab? 

Nach Eingang eines Hinweises bei der internen Meldestelle muss diese gemäß § 17 HinSchG

• der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen,
• prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt,
• die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen,
• mit der hinweisgebenden Person Kontakt halten und ggfs. um weitere Informationen bitten und
• angemessene Folgemaßnahmen ergreifen.

Darüber hinaus muss die interne Meldestelle der Meldung innerhalb von drei Monaten nachgehen und der hinweisgebenden Person entsprechende Rückmeldung geben, sofern die Meldung nicht anonym abgegeben wurde.

Alle eingehenden Meldungen sind gemäß § 11 HinSchG zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

Was umfasst den im Gesetz festgeschriebenen Schutz? 

Das Hinweisgeberschutzgesetz hat auch zum Ziel, die hinweisgebende Person vor Repressalien im Arbeitsleben nach der Meldung eines Hinweises zu schützen. Eine klassische Repressalie wäre eine Kündigung, die allein aufgrund des gegebenen Hinweises ausgesprochen wird.

Im Gegenzug zu der hinweisgebenden Person stehen auch die Personen unter dem Schutz des Gesetzes, die von dem Hinweis betroffen sind. Der Schutz bezieht sich hierbei auf die vertrauliche Behandlung, solange der Verdacht nicht bestätigt ist oder evtl. Strafverfolgungsbehörden Beweise für eine Straftat ermitteln.

Was hat die hinweisgebende Person zu beachten? 

Die hinweisgebende Person muss zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihr gemeldete Information der Wahrheit entspricht. Der Verdacht allein reicht nicht aus. Wenn man beispielsweise nur gehört hat, dass evtl. ein Fehlverhalten vorliegen könnte, ist dies kein Tatbestand, der unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt.  Die hinweisgebende Person muss die Information zumindest im Ansatz belegen können, entweder durch eigene Beobachtung oder durch entsprechende Dokumente.
Die Meldung eines Hinweises, der nachweislich grundlos abgegeben wurde, ist gemäß § 40 HinSchG strafbar. Personen, die falsche Informationen vorsätzlich oder grob fahrlässig weitergeben, müssen zudem gemäß § 38 HinSchG für den hieraus entstandenen Schaden aufkommen.

Informationen zum Umgang mit Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (Datenschutzinformation zum Hinweisgeberschutzgesetz)

1) Informationen zum Umgang mit Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz

Die nachfolgenden Ausführungen dienen der Information der Beschäftigten zum Umgang mit Daten im Zusammenhang mit dem HinSchG.

2) Nennung des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist

Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd

vertreten durch die Geschäftsführung,

Am Alten Viehmarkt 2

84028 Landshut

Der Datenschutzbeauftragte ist erreichbar über die

Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd

Am Alten Viehmarkt 2

84028 Landshut

E-Mail: datenschutz@drv-bayernsued.de

Für weitere Fragen zu dieser Information wenden Sie sich bitte an die interne Meldestelle.
per E-Mail an hinweisgeberschutz@drv-bayernsued.de oder per Telefon über 0871 81 2118 oder 0871 81 3112

3) Zweck der Verarbeitung

Der Begriff der Verarbeitung umfasst jeglichen Umgang mit den Daten, wie die Erhebung, Speicherung, Verwendung, Übermittlung und Löschung.

Die DRV Bayern Süd ist verpflichtet, Hinweise zu Rechtsverstößen im beruflichen Kontext entgegenzunehmen. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe ist eine interne Meldestelle eingerichtet worden.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient grundsätzlich der Bearbeitung von Hinweisen zu Rechtsverstößen an die interne Meldestelle gemäß dem HinSchG. Hierzu gehören insbesondere die Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person, die Untersuchung von gemeldeten Sachverhalten und die Einleitung von Folgemaßnahmen, um Rechtsverstöße zu verfolgen, zu beenden oder weitere oder bevorstehende Rechtsverstöße zu verhindern. 

Bezüglich personenbezogener Daten weiterer Personen, die im Rahmen eines Hinweises an die interne Meldestelle herangetragen werden, besteht eine Verpflichtung zur Bearbeitung aufgrund des HinSchG.

4) Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Eine Verarbeitung von Daten ist nur zulässig, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt.

Der Datenumgang ist für Beschäftigte der DRV Bayern Süd in der DSGVO, im Bay. Datenschutzgesetz (BayDSG) und in §§ 103 ff. Bayerisches Beamtengesetz (BayBG) geregelt.

Basis für das nationale HinSchG ist die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (sog. Whistleblower-Richtlinie).

Speziell für den Umgang mit Daten von Hinweisgebern enthält

• 10 HinSchG eine Regelung, die den Datenumgang erlaubt. Diese Erlaubnis bezieht sich auch auf besondere Datenkategorien (z. B. medizinische Daten).

Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten weiterer Personen besteht nach Art. 14 Abs. 5 Bu. b) DSGVO die Informationspflicht nicht, sofern sie voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele der Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, sodass bei internen Ermittlungen mit einer Verdunklungsgefahr argumentiert werden kann. Im Laufe der Bearbeitung von Meldungen kann die Informationspflicht für bestimmte Daten allerdings wieder „aufleben“, wenn das Geheimhaltungsinteresse des Beschäftigungsgebers nicht mehr überwiegt.

Welche Quellen und Daten werden genutzt?

Personenbezogene Daten erreichen die interne Meldestelle durch Hinweise zu Rechtsverstößen, die an diese mitgeteilt werden. In diesem Zusammenhang werden Namens- und Kontaktdaten sowie Angaben zum Verstoß gespeichert.

5) Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

a) Personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person

Nach Eingang Ihrer personenbezogenen Daten bei der internen Meldestelle verbleiben diese Informationen dort. Im Ausnahmefall darf die Identität des Hinweisgebers auch den Personen bekanntgegeben werden, die die Mitarbeiter der Internen Meldestelle bei der Ermittlung und Bewertung dieses Hinweises unterstützen. Die Identität des Hinweisgebers wird vertraulich behandelt. Die Daten werden nicht ohne gesetzliche Grundlage oder ohne Einwilligung weitergegeben.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe der personenbezogenen Daten besteht, wenn eine gerichtliche Entscheidung hierzu oder eine Anordnung im Rahmen eines anschließenden verwaltungsbehördlichen Verfahrens besteht. Die Strafverfolgungsbehörden können im Rahmen eines Strafverfahrens ebenfalls die Herausgabe personenbezogener Daten des Hinweisgebers verlangen.

In diesem Fall werden Sie in der Regel als hinweisgebende Person vorab informiert. Sofern die zuständige Stelle das Fortkommen der weiteren Ermittlungen oder des Verfahrensverlaufs zu dem Sachverhalt durch diese Information als gefährdet ansieht, entfällt die Pflicht zur Information vor Weitergabe ihrer Daten.

Für die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in anderen Fällen benötigen wir Ihre Einwilligung. Sollte diese erforderlich sein, wird Sie die interne Meldestelle kontaktieren und Sie um eine Einwilligung zur Weitergabe an eine konkrete Stelle oder Person bitten.

b) Personenbezogene Daten weiterer von Hinweisen an die interne Meldestelle betroffener Personen

Sollten Sie durch eine Meldung eines Hinweises nach dem HinSchG betroffen sein, gilt das Folgende: Ihre personenbezogenen Daten werden bei Prüfung eines Hinweises möglichst vertraulich behandelt.

Ihre personenbezogenen Daten können für interne Untersuchungen eines gemeldeten Sachverhalts und für das Ergreifen interner Folgemaßnahmen weitergegeben werden, um Rechtsverstöße zu verfolgen, zu beenden oder weitere oder bevorstehende Rechtsverstöße zu verhindern. In Strafverfahren müssen wir Ihre Daten auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde sowie auf Grund einer Anordnung in einem der Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren als auch aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung weitergeben.

In allen anderen Fällen bedarf es zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Arbeit der internen Meldestelle Ihrer Einwilligung.

Sollte eine Weitergabe an eine andere Stelle oder Person erforderlich werden, wird die interne Meldestelle vorab um Ihre Einwilligung bitten.

Die DRV Bayern Süd geht mit den Daten von beschuldigten Personen sensibel um. Nur nach gewissenhafter Prüfung eines Hinweises wird über die Einleitung von Folgemaßnahmen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen entschieden.

6) Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Personenbezogene Daten werden nicht an internationale Organisationen oder in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union übermittelt.

Sollte es zur Einleitung von Folgemaßnahmen notwendig sein, können Daten an zuständige europäische Behörden weitergeleitet werden.

7) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Das Gesetz gibt der internen Meldestelle auf, den Vorgang und die darin befindlichen Daten drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Eine längere Aufbewahrung kann sich nach der Erforderlichkeit ergeben.

Bitte beachten Sie, dass für Folgemaßnahmen andere Löschfristen als für die Vorgänge der internen Meldestelle gemäß HinSchG gelten können.

8) Betroffenenrechte/Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat grundsätzlich das Recht auf

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.

Diese Rechte sind aufgrund des besonderen Verfahrens der internen Meldestelle und des Zweckes des HinSchG eingeschränkt. So bestehen nach dem HinSchG feste Löschfristen bezüglich des Hinweises und der darin enthaltenen Daten. Auch bleibt die Identität der hinweisgebenden Person als Quelle der erhobenen Daten vertraulich.

Bitte beachten Sie, dass wir nach Löschung der Daten keine Auskunft mehr dazu geben können.

Sollte sich nachträglich herausstellen, dass ein eingegangener Hinweis nicht unter den Schutz des Gesetzes fällt und auch keine andere gesetzliche Einschränkung besteht, entfallen die Beschränkungen der Informationsrechte der betroffenen Personen.

9) Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind nicht verpflichtet, bei einer Meldung eines Hinweises Ihre personenbezogenen Daten anzugeben. Gemäß § 10 HinSchG dürfen auch nichtdienstliche Kontaktdaten bei einer Meldung eines Hinweises an eine interne Meldestelle verarbeitet werden.

Bitte beachten Sie, dass wir Hinweisen ohne jede Möglichkeit zur Kontaktaufnahme nicht immer vollumfänglich nachgehen können, da Nachfragen zum gemeldeten Sachverhalt nicht möglich sind. Wir können Ihnen dann auch weder den Eingang Ihres Hinweises bestätigen, noch können wir Ihnen eine Meldung zum Sachstand der Bearbeitung geben.

10) Keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling zur Prüfung der gemeldeten Sachverhalte oder zu der Einleitung von Folgemaßnahmen findet nicht statt.

11) Information über Ihr einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO einzulegen. Sollten Sie entsprechend Widerspruch einlegen, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12) Informationen über Ihr Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich gemäß Artikel 77 DSGVO mit einer Beschwerde an

den Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)

Prof. Dr. Thomas Petri

Postfach 22 12 19, 80502 München

Tel. 089 212672-0

poststelle@datenschutz-bayern.de

zu wenden.