Die Beschaffungs- und Vergabestellen der Deutschen Rentenversicherung Schwaben (DRV Schwaben) haben öffentliche Aufträge und Konzessionen gemäß § 2 Abs. 1 der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung - UVgO) bzw. gemäß § 97 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) zu vergeben.

Im Rahmen der Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen verarbeitet die DRV Schwaben personenbezogene Daten von Bewerbern, Bietern und Vertragspartnern, indem sie diese zum Beispiel erhebt, speichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht. Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei wem erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Identifikations- und Kontaktangaben
  Beispiel: Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Eintrags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer
  
  
• Angaben zur Überprüfung der Bietereignung
  Beispiel: im Rahmen der Eignungsprüfung etwa Daten zur Überprüfung von Referenzen, Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter/innen u.ä.
  
  
• Erhebung von Daten bei Dritten
  Beispiel: Gewerbezentralregisterauskünfte, Wirtschaftsauskünfte von Auskunfteien u.ä.

Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Für die Beteiligung als Bewerber oder Bieter am Vergabeverfahren sowie die spätere Durchführung der daraus resultierenden Verträge werden personenbezogene Daten benötigt.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren und die daraus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollständige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Wettbewerbsteilnehmern und der Vergabestelle bzw. den späteren Vertragspartnern sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens und die spätere Vertragsabwicklung verwendet. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung für die Vertragsdurchführung erhoben und verarbeitet.

Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt im Bieterportal bei Registrierung und Angebotsabgabe. Die Datenangabe bei Registrierung ist erforderlich, um ein Angebot, einen Teilnahmeantrag oder eine Interessenbekundung abzugeben (Einzelheiten zu den im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten entnehmen Sie bitte dem Punkt „Datenschutz" auf der Startseite des Bieterportals
https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer/).

Weitere personenbezogene Daten sind ggf. bei der Abgabe eines Angebots, eines Teilnahmeantrags oder einer Interessenbekundung anzugeben. Im Einzelfall werden personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit sie gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder Ihre Einwilligung vorliegt (z.B. werden Daten vom Gewerbezentralregister oder von Wirtschaftsauskunfteien abgefragt).

Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c bzw. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und den Richtlinien für die Beschaffung und Vergabe von Leistungen für die DRV Schwaben sowie BayDSG, GWB, VgV und UVgO u.a.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, wenn Sie uns die Einwilligung dazu geben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. In diesem Fall haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen.

Mögliche Empfänger Ihrer Daten

Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie der Übermittlung zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurchführung werden ihre personenbezogenen Daten an folgende Stellen weitergegeben:

• Dienststellen der DRV Schwaben
  Innerhalb der DRV Schwaben erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer vertraglichen und/oder gesetzlichen Aufgaben benötigen. Dies sind z. B. die Vergabestelle der DRV Schwaben, die Beschaffungsstellen oder sonstige mit der Vertragsabwicklung betraute Stellen.
• Dienstleister im Vergabeverfahren
  Von der DRV Schwaben mit der Vorgangsbearbeitung beauftragte externe Dienstleister (z. B. Projektsteuerer und Planungsbüros) erhalten die zur Auftragserledigung notwendigen Daten. Diese werden streng vertraulich behandelt und genutzt.
• Sonstige Gremien
  Die Dienststellen der DRV Schwaben haben ggf. bestimmte Vergabeverfahren vor der Zuschlagserteilung einem Gremium vorzulegen. In diesem Zusammenhang werden den Gremienmitgliedern neben Einzelheiten zum Ablauf des Verfahrens auch die Namen der beteiligten Bieter und die Ergebnisse der Angebotswertung sowie weitere entscheidungsrelevante Daten mitgeteilt.
• Vergabekammern/Gerichte
  Die Vergabestelle ist im Fall von Nachprüfungsverfahren oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten verpflichtet, der Vergabekammer oder dem zuständigen Gericht die vollständige Vergabeakte vorzulegen. Der Antragsteller eines Nachprüfungsverfahrens kann Akteneinsicht beantragen.

In keinem Fall werden die erhobenen Daten verkauft oder aus anderen Gründen an Dritte zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken weitergegeben.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den Löschfristen der gesetzlichen Bestimmungen. Danach dürfen Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unter Beachtung von Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforderlich ist.

Es gelten u.a. die gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), die Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung im Sozialgesetzbuch, der Verordnung über das Haushaltswesen in der Sozialversicherung (SVHV), der Verordnung über den Zahlungsverkehr, die Buchführung und die Rechnungslegung in der Sozialversicherung (SVRV), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) und der Abgabenordnung (AO).

Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Erhebung der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO) ist notwendig und für einen Vertragsabschluss erforderlich. Wird die Einwilligungserklärung bei Angebotsabgabe ganz oder teilweise gestrichen, kommt es unter Umständen nicht zu einem Vertragsabschluss.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Ihnen stehen datenschutzrechtliche Betroffenenrechte zu, die Sie gegenüber der verantwortlichen Stelle geltend machen können. Hierzu gehören:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung nach Art 21 DSGVO

Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtlich nicht zulässig ist. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz
Wagmüllerstr. 18
80538 München

Wer ist für die Sicherheit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Deutsche Rentenversicherung Schwaben
Vertreten durch den Geschäftsführer
Herrn Ersten Direktor Bernd Schön
Dieselstraße 9
86154 Augsburg
E-Mail: info@drv-schwaben.de
Telefon: 0821/500-0

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Deutschen Rentenversicherung lauten:

Deutsche Rentenversicherung Schwaben
Datenschutzbeauftragter
Dieselstraße 9
86154 Augsburg
E-Mail: datenschutz@drv-schwaben.de
Telefon: 0821/500-0