Schritt für Schritt durch die Betriebsprüfung
Warum sind Betriebsprüfungen notwendig?
Betriebsprüfungen durch die gesetzliche Rentenversicherung sind kein Selbstzweck; sie gewährleisten ein gerechtes und funktionierendes Sozialversicherungssystem und sorgen neben anderem für wirtschaftliche Fairness.
Betriebsprüfungen stellen sicher, dass
- Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und gezahlt werden,
- Fehl- oder Nichtmeldungen erkannt und korrigiert werden,
- unlautere Wettbewerbsvorteile durch falsche beziehungsweise fehlende Abgaben vermieden werden,
- Beschäftigte ihren vollen sozialversicherungsrechtlichen Schutz erhalten.
Was und wie wird geprüft?
Die Betriebsprüfung umfasst:
- die Gesamtsozialversicherungsbeiträge mit denBeiträgen zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung,
- die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie die Insolvenzgeldumlage,
- die ordnungsgemäße Abführung der Künstlersozialabgabe,
- die korrekte Beitragsabführung an die Unfallversicherungsträger,
- die Insolvenzsicherung von Arbeitszeitwertguthaben.
Die Betriebsprüfung ist grundsätzlich eine Stichprobenprüfung. Der gesetzliche Prüfturnus, der sich aus der Verjährungsvorschrift für Gesamtsozialversicherungsbeiträge ergibt, beträgt vier Jahre. In besonderen Fällen – etwa bei Insolvenzen, Verdachtsmomenten auf Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigung oder auf Wunsch des Arbeitgebers – wird auch in kürzeren Abständen geprüft.
Die Aufträge zu den Anlassprüfungen kommen bei Insolvenzen von den Einzugsstellen, bei Schwarzarbeit von den Hauptzollämtern.
Außerhalb von Betriebsprüfungen können sich hessische Arbeitgeber bei Fragen zu Beiträgen und Meldungen an den Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung Hessen wenden, E-Mail: firmenservice@drv-hessen.de.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Eine Betriebsprüfung wird durch die Deutsche Rentenversicherung Hessen frühzeitig angekündigt. Eine Prüferin oder ein Prüfer besucht den Betrieb während der Arbeitszeit, um Unterlagen zu überprüfen, Mitarbeitende zu befragen und relevante Daten zu sammeln. Hierbei wird insbesondere auf die korrekte Einstufung der Beschäftigten, die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und die Einhaltung der Meldepflichten geachtet. Wenn die Entgelte von einer Steuerberatung, einem Rechenzentrum oder einer ähnlichen Einrichtung abgerechnet werden und diese auch für die Sozialversicherungsmeldungen zuständig sind, kann die Betriebsprüfung auch dort durchgeführt werden.
Es besteht die Möglichkeit, die Betriebsprüfung der Rentenversicherung elektronisch unterstützt (euBP) durchführen zu lassen. Dies hat den Vorteil, dass ein Großteil der Unterlagen vorab elektronisch übermittelt wird. Somit müssen Unterlagen in Papierform nur noch auf Nachfrage der Prüferin oder des Prüfers zugänglich gemacht werden. Seit Januar 2023 ist es für die Arbeitgeber verpflichtend, an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung teilzunehmen. Bis 31.Dezember 2026 ist es möglich, sich davon befreien zu lassen. Ab 2027 ist das digitale Verfahren für Arbeitgeber verpflichtend.
Die Prüfung erfolgt stichprobenartig. Das bedeutet, dass die Prüfer/-innen nicht jeden Sachverhalt bei jedem Arbeitgeber kontrollieren, sondern nur eine Auswahl treffen. Die Auswahlkriterien werden individuell festgelegt.
Die Arbeitgeber sind verpflichtet, bei der Prüfung mitzuwirken und die erforderlichen Unterlagen vorzulegen. Die Rentenversicherungsträger gestalten die Prüfung so, dass der Betrieb nicht unangemessen gestört wird. Die Dauer der Prüfung hängt vor allem von der Betriebsgröße ab. Bei größeren Betrieben werden gegebenenfalls mehrere Prüfer/-innen eingesetzt.
Was geschieht nach der Prüfung?
Nach beendeter Prüfung informiert die Prüferin oder der Prüfer in einer Schlussbesprechung darüber, was die Prüfung ergeben hat. Eventuell können strittige Punkte noch im Rahmen der Schlussbesprechung aufgeklärt werden. Gegebenenfalls erfolgt eine schriftliche Anhörung.
Nach Abschluss des Prüfverfahrens versendet der Rentenversicherungsträger das Ergebnis der Prüfung in Form eines Bescheides zur Sozialversicherungsprüfung (Nachforderungs-/Erstattungsbescheid). Je nach Prüfumfang werden eventuell auch Mitteilungen über die Prüfungen zur Unfallversicherung und Bescheide zur Künstlersozialabgabe versendet. Gegen die Bescheide kann Widerspruch eingelegt werden.
Wie können sich Arbeitgeber am besten vorbereiten?
Der Arbeitgeber sollte darauf achten, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung verschaffen kann. Dabei ist nicht nur Vollständigkeit, sondern auch Übersichtlichkeit gefragt. Das gilt auch für die Speicherbuchführung. Grundsätzlich werden alle Personen erfasst, die im oder für den Betrieb innerhalb von vier Jahren (gesetzlicher Verjährungszeitraum) beschäftigt sind beziehungsweise waren.
Der Arbeitgeber muss bei Prüfungen vor Ort einen geeigneten Raum oder einen Arbeitsplatz für die Prüfung zur Verfügung stellen – inklusive der erforderlichen Hilfsmittel, wie etwa einen Computer mit der entsprechenden Software. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber beziehungsweise die zuständige Abrechnungsstelle über alle Tatsachen Auskunft geben und alle Unterlagen vorlegen, die für die Sozialversicherung relevant sind. Die Arbeitgeber haben während der Prüfung die Gelegenheit, mit der Prüferin oder dem Prüfer offene Fragen zum Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht der Sozialversicherung zu besprechen.