Deutsche Rentenversicherung

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Unsere Digitalziele für eine zukunftsstarke DRV Bund

Illustration DigitalstrategieIllustration Digitalstrategie Unser Weg zur Digitalstrategie

Die Digitalstrategie baut auf der Unternehmensstrategie der Deutschen Rentenversicherung Bund mit ihren fünf Zielbereichen auf: Kund*innen, Mitarbeitende, Leistungsfähigkeit, Zukunftsfähigkeit/Innovation und Gesellschaft/Politik. In einem mehrstufigen Prozess haben wir für jeden dieser Bereiche strategische und operative Digitalziele entwickelt.

Um sicherzustellen, dass wir für die DRV Bund die richtigen Digitalziele entwickeln, haben wir Zwischenergebnisse immer wieder mit Mitarbeitenden und verschiedenen externen Externen diskutiert und modifiziert. Unterm Strich haben wir 20 strategische Digitalziele formuliert – vier für jeden der fünf Unternehmenszielbereiche. Die strategischen Digitalziele der fünf Bereiche werden im Folgenden erläutert. Bei unseren Zielen findet sich häufig ein Bezug zum Status quo. Nur wenn wir wissen, wo wir stehen und wo es noch hakt, können wir uns verbessern.

Kund*innen

Kund*innen im Blick haben

Wir entwickeln unsere digitalen Angebote kontinuierlich weiter, damit diese den Kundenerwartungen entsprechen. So können wir persönliche und einfach zu nutzende Onlineservices anbieten. Wir berücksichtigen bei der Gestaltung der Onlineservices konsequent die Kundenperspektive und beziehen Kund*innen regelmäßig aktiv ein. So stellen wir sicher, dass die interne Perspektive um eine Außensicht ergänzt wird.

Online alles überblicken

Bereits heute bieten wir unseren Kund*innen viele Onlineservices an. Wir möchten, dass diese Angebote verstärkt genutzt werden. Deshalb können unsere Kund*innen zukünftig alle Anliegen online selbstständig erledigen. Dabei stellen wir sicher, dass unsere Kund*innen immer einen Überblick über ihre Anträge und Daten haben – ganz gleich, wie sie uns kontaktieren.

Auch digital persönlich bleiben

Die persönliche Beratung ist eine unserer Stärken und wird von unseren Kund*innen sehr geschätzt. Wir nutzen die Chancen der Digitalisierung, um Standardaufgaben im Bereich Auskunft zunehmend zu automatisieren und so im persönlichen Gespräch mehr Zeit für die Beratung zu gewinnen. Zudem verwenden wir moderne Kommunikations- und Authentifizierungsverfahren, um auch online und digital eine persönliche Beratung zu ermöglichen.

Auf unsere Kund*innen zugehen

Momentan müssen unsere Kund*innen aktiv auf uns zugehen und in ihren Anträgen viele Angaben mit Belegen übermitteln. Um das zu ändern und unsere Kund*innen zu entlasten, entwickeln wir unter Verwendung vorhandener Daten Leistungen, die es uns erlauben, unsere Kund*innen proaktiv individuell zu informieren und zu beraten. Zudem intensivieren wir den (Daten-)Austausch und die Vernetzung mit anderen Sozialversicherungsträgern sowie weiteren Behörden und Dritten. So können auf Basis rechtlicher Regelungen und mit Zustimmung der Kund*innen notwendige Daten automatisch zusammengetragen werden.

Mitarbeitende

Konsequent an Nutzer*innen orientieren

Momentan sind bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben unsere Mitarbeitenden nicht immer systematisch von Beginn an beteiligt. Zukünftig nutzen wir bei Digitalisierungsvorhaben frühzeitig und regelmäßig interdisziplinäre und kreative Zusammenarbeitsformate. So stellen wir sicher, dass wir die Bedürfnisse, Ideen und Erfordernisse der Mitarbeitenden durchgängig berücksichtigen.

Mitarbeitende entlasten

Derzeit werden noch nicht alle Mitarbeitenden durch unsere IT-Lösungen optimal unterstützt. Wir stellen sicher, dass durch die Digitalisierung unsere Mitarbeitenden ihre Aufgaben mit passgenauen und nutzerzentrierten IT-Lösungen erledigen können und Prozessschritte automatisiert werden. Dazu hinterfragen wir auch bestehende Prozesse und denken diese neu.

Digitale Kompetenzen fördern

Durch die Digitalisierung verändern sich Arbeitsumgebungen, Methoden und Formen der Zusammenarbeit. Unsere Mitarbeitenden bringen dafür ganz unterschiedliche Voraussetzungen mit. In der digitalen Transformation stellen wir sicher, dass alle Mitarbeitenden über die notwendigen digitalen Kompetenzen verfügen. Dafür stellen wir flexible, digitale und individuelle Angebote bereit.

Modernes und flexibles Arbeitsumfeld anbieten

Die formalen Grundlagen für flexibles Arbeiten in vielen Bereichen sind geschaffen. Deshalb wollen wir im Rahmen der Digitalisierung den Technologieeinsatz konsequent ausbauen und weiterentwickeln. So ermöglicht Digitalisierung unseren Mitarbeitenden mehr Flexibilität bezüglich des Arbeitsorts, der Arbeitszeiten und der Arbeitsmethoden. Dabei achten wir darauf, dass die verwendeten Technologien für alle Mitarbeitenden gut nutzbar sind.

Leistungsfähigkeit

Digitalisierung souverän steuern

Wir treiben die Digitalisierung selbstständig und souverän voran. Dazu stärken wir systematisch unsere eigene digitale Leistungsfähigkeit. Dort, wo wir noch nicht stark genug sind, ergänzen wir unsere Kompetenzen passgenau und in gesundem Maße mit Hilfe externer Unterstützung. Für die Steuerung strategisch wichtiger Themen nutzen wir jedoch unsere eigenen Ressourcen.

Wirtschaftlichkeit sicherstellen

Mit den uns anvertrauten Ressourcen gehen wir nachhaltig um. Wir nutzen die Digitalisierung als Treiber für schlanke, effiziente und einheitliche Prozesse sowie für die Automatisierung von Prozessschritten. Das verbessert auch die Wirtschaftlichkeit.

Online immer erreichbar sein

Unsere Onlineservices sind heute nicht rund um die Uhr verfügbar. Dies beeinträchtigt das Kundenerlebnis und schränkt die Nutzung für unsere Kund*innen ein. In Zukunft sind alle Onlineservices für unsere Kund*innen immer erreichbar (7×24). Dazu nutzen wir leistungsfähige und hochverfügbare IT-Systeme.

Passende Strukturen schaffen

Um die Digitalisierung in unserer großen und komplexen Organisation schnell und wirksam umzusetzen, brauchen wir flexible Prozesse, Entscheidungsstrukturen und Zusammenarbeitsformate. Daher schaffen und gestalten wir die notwendigen Voraussetzungen für Digitalvorhaben und die damit verbundene interdisziplinäre Zusammenarbeit.

Zukunftsfähigkeit / Innovation

Innovation systematisch fördern

Für zahlreiche Herausforderungen in der DRV Bund bietet die Digitalisierung neue Lösungsansätze. Wir fördern daher digitale Innovationen systematisch. Dazu schaffen wir kreative Arbeitsräume. Diese bieten einen geschützten Bereich, zeitliche Freiräume und methodische Unterstützung für die Weiterentwicklung von der ersten Idee bis zum Prototypen.

Kultur des Ausprobierens etablieren

Mit der Digitalisierung setzen wir neue Technologien, Prozesse und Arbeitsweisen ein. Wir nutzen die Gelegenheit, Dinge anders zu machen und Ideen auszuprobieren. Dabei passieren auch Fehler. Diese werden wir offen kommunizieren, daraus lernen und uns kontinuierlich hinterfragen.

Unternehmenswissen sichtbar machen und Mitarbeitende vernetzen

Heute fällt es manchmal schwer, das Unternehmenswissen oder Expert*innen für ein Thema zu finden. Mit Hilfe der Digitalisierung fördern und erleichtern wir die Vernetzung der Mitarbeitenden sowie das Bereitstellen und Finden von Unternehmenswissen.

Digitale Plattformen zur Leistungserbringung nutzen

Die Leistungen der DRV Bund werden schon heute durch unterschiedliche private und öffentliche Anbieter ergänzt. Durch das Verknüpfen dieser Angebote auf einer gemeinsamen digitalen Plattform schaffen wir einen Mehrwert für Kund*innen, Mitarbeitende und Partner*innen gleichermaßen.

Gesellschaft / Politik

Digitalisierungsfreundliche Rahmenbedingungen schaffen

Im Rahmen unserer Grundsatzaufgaben bringen wir uns für alle Rentenversicherungsträger aktiv in den politischen Diskurs ein. Dabei setzen wir uns für eine frühzeitige und systematische Beachtung von Digitalisierung bei politischen Vorhaben ein. Wenn wir bei bestehenden Vorgaben auf Digitalisierungshemmnisse stoßen, gehen wir auf Entscheidungsträger zu. So stärken wir digitalisierungsfreundliche Rahmenbedingungen für die Rentenversicherung.

Open Data fördern

Im Bereich der Statistik veröffentlichen wir bereits heute zahlreiche Daten. Das Forschungsdatenzentrum der Rentenversicherung stellt Daten speziell für wissenschaftliche Zwecke bereit. Wir wollen das Angebot von nicht personenbezogenen Daten für die Öffentlichkeit ausweiten und diese direkt in maschinenlesbarer Form und unter freien Lizenzen bereitstellen (Open Data). Dadurch können Interessierte aus Zivilgesellschaft, Politik und Wirtschaft gleichermaßen davon profitieren und neue kreative Angebote schaffen.

Partnerschaften stärken

Wir stärken unsere bestehenden Partnerschaften zu anderen Sozialversicherungsträgern sowie weiteren Behörden und Dritten zum Thema Digitalisierung. Auf diese Weise lernen wir voneinander und können die besten Beispiele übernehmen und teilen. Auch können wir gemeinsam neue digitale Lösungen entwickeln. So treiben wir die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voran.

Datenethik und Datenschutz sicherstellen

Seit Generationen sind wir ein vertrauenswürdiger Partner für Gesellschaft und Politik – dies ist Ansporn und Anspruch, mit den uns anvertrauten Daten sorgfältig umzugehen und diese zu schützen. Wir gehen verantwortungsvoll und umsichtig mit den zunehmenden Möglichkeiten um, Daten automatisiert zu analysieren und daraus zu lernen. Jegliche Nutzung erfolgt neutral, rechtmäßig, transparent und unter Wahrung der Interessen von Kund*innen und Mitarbeitenden im Rahmen unserer Aufgaben.

Unser Fünf-Punkte-Plan

Die DRV Bund befindet sich mitten in der digitalen Transformation: Derzeit sind mehr als 60 Digitalvorhaben in Planung oder Umsetzung. Diese Projekte verbessern entweder die Aufgabenerledigung und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden oder erhöhen die Zufriedenheit der Kund*innen.

Die Digitalvorhaben schreiten kontinuierlich voran und werden fortlaufend ergänzt. Es würde den Rahmen der Digitalstrategie sprengen, alle diese Vorhaben im Detail vorzustellen und miteinander in Bezug zu setzen. Stattdessen konzentrieren wir uns auf fünf große Schritte, die wir – über die zahlreichen Einzelvorhaben hinaus – in Richtung der digitalen DRV Bund gehen wollen:

1. Einen exzellenten Online-Kanal schaffen

Unter dem Motto „digital first“ - also neue Angebote zuerst digital denken - bündeln wir trägerübergreifend die Aktivitäten zur Weiterentwicklung unserer Onlineangebote, um diese schnell kundenfreundlicher gestalten und rund um die Uhr anbieten zu können. Dabei stellen wir sicher, dass Kund*innen fortlaufend in den Gestaltungsprozess eingebunden sind. Je nach Angebot können dies Versicherte, Rentner*innen oder institutionelle Kund*innen wie Steuerberater*innen oder Unternehmen sein. Außerdem kooperieren wir eng mit anderen Organisationen und Initiativen wie dem Bundesprogramm zum Onlinezugangsgesetz, um neue Impulse und methodische Unterstützung zu erhalten.

2. Neue Formate der Zusammenarbeit nutzen

Wir etablieren neue Formate der interdisziplinären Zusammenarbeit, um rasch Ergebnisse zu erzielen. Dazu zählen etwa die Transformationslabore, in denen wir gemeinsam mit allen relevanten Beteiligten an digitalen Innovationen arbeiten. Auch bauen wir ein internes Netzwerk von Mitarbeitenden mit digitaler Affinität aus allen Bereichen auf und betreuen diese „Digital Community“. Die Mitglieder dieser Community sollen als Multiplikator*innen aktuelle Digitalisierungsthemen ins Haus tragen und umgekehrt die Stabsstelle über wichtige Themen informieren. Auf diese Weise können wir gemeinsam Verantwortung für die Umsetzung der Digitalisierung übernehmen.

3. Task Force "Prozesse Digital" aufbauen

Wir stellen eine interdisziplinäre Task Force für die effiziente Digitalisierung von Prozessen auf. Die Task Force besteht einerseits aus Nutzer*innen der Prozesse und andererseits aus Expert*innen der Bereiche Prozessmanagement, Technik, Recht und weiterer Disziplinen. Gemeinsam werden Prozesse mit digitalen Möglichkeiten neu gedacht und Optimierungspotenziale identifiziert. Um dabei rasch Verbesserungen zu erreichen, wollen wir auch Technologien erproben und einsetzen, die eine Automatisierung ohne grundlegende Anpassung der bestehenden Kernsysteme ermöglichen.

4. Weiterbildungsangebote ausbauen

Damit wir die Digitalisierung souverän steuern können, benötigen wir die richtigen Fähigkeiten. Deshalb ist es wichtig, die digitalen Kompetenzen unserer Mitarbeitenden systematisch (weiter) zu entwickeln. Hierfür erarbeiten wir einen attraktiven Bildungskatalog und fördern dessen Nutzung. Um neue, agile Arbeitsweisen weiter zu verankern, stellen wir allen Bereichen, Projekten und Vorhaben bedarfsgerecht Innovationslabore zur Verfügung und bieten methodische Unterstützung. Dieses Angebot wollen wir stetig ausbauen und an die Bedürfnisse der Nutzer*innen anpassen. Zudem stellen wir neue Mitarbeitende (z. B. Agile Coaches) ein, die uns helfen, fehlende Fähigkeiten zu erwerben und vorhandene Kompetenzen zu erweitern.

5. Digitalen Fortschritt messbar machen

Wir arbeiten an einem Messsystem für die Digitalisierung der DRV Bund. Mit diesem System können wir zum einen die operativen Ziele unserer Digitalstrategie nachhalten (also etwa prüfen, ob wir uns den selbst gesteckten Zielen nähern oder wo zusätzliche Anstrengungen nötig sind). Zum anderen erfasst das Messsystem die generelle digitale Reife der DRV Bund, um neue Potenziale ermitteln und die strategische Ausrichtung der Digitalisierung überprüfen zu können. Beides wird in die Fortschreibung und Aktualisierung der Digitalstrategie einfließen.