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Bei der Betriebsprüfung gibt es Vieles zu beachten. Wir haben Ihnen die wichtigsten Informationen zu den folgenden Themen zusammengestellt:

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Im Rahmen einer Betriebsprüfung sind die notwendigen Daten zur Lohn- und Finanzbuchhaltung elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln.
Diese Art der elektronischen Übermittlung heißt "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)". Dadurch verringert sich der Vorbereitungsaufwand für alle Beteiligten. Mehr zum Thema hier.

Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichten

Nach § 28f SGB IV und § 165 SGB VII haben Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen zu führen. Der Inhalt dieser Entgeltunterlagen wird in § 8 BVV bestimmt.

Die Entgeltkonten und -unterlagen müssen so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Deshalb ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die Angaben vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet dokumentiert sind.

Die Daten der Entgeltunterlagen sind in der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Werden dem Arbeitgeber Entgeltunterlagen in Papierform übermittelt, sind diese vom Arbeitgeber in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Originaldokumente sind bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden weiteren gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren.

Elektronische Führung von Lohnunterlagen

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet die Entgeltunterlagen seiner Beschäftigten zu führen. Diese sind so zu gestalten, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen des Arbeitgebers vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, richtig und chronologisch geordnet zu dokumentieren. Entgeltunterlagen müssen in deutscher Sprache geführt werden.

Seit Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen (beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse) in elektronischer Form vorliegen. Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen befreien lassen.  

Insolvenzschutz von Wertguthaben

Seit dem 1. Januar 2009 gelten strengere Regelungen zur Insolvenzsicherung von Wertguthaben im Sinne von § 7b SGB IV. Die Rentenversicherungsträger stellen im Rahmen der Betriebsprüfung fest, ob eine den gesetzlichen Erfordernissen entsprechende Insolvenzschutzmaßnahme durch den Arbeitgeber ergriffen wurde. Beanstandungen können zu einer Auflösung des Wertguthabens führen.

Prüfberichte der Finanzbehörden

Nach § 10 Abs. 2 BVV sind Prüfberichte der Finanzbehörden wichtige Dokumente, das dem Prüfenden der Rentenversicherung vorgelegt werden muss, um die sozialversicherungsrechtliche Prüfung eines Arbeitgebers zu unterstützen. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden zusammen mit anderen Unterlagen einzusehen und für die Rentenversicherung zugänglich zu machen. Das Ergebnis dieser Auswertung wird im Prüfbericht der Rentenversicherung festgehalten, der die Grundlage für Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen oder für einen Verzicht bilden kann.