Annahme von Arbeitgeberdaten im elektronischen Verfahren
Im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung besteht die Möglichkeit, die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm elektronisch zu übermitteln. Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit diesen Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern.
Rechtsgrundlagen und Verfahrensinhalte
Mit dem Vierten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vom 22.12.2011 wurde mit Wirkung vom 1. Januar 2012 in der Sozialversicherung die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eingeführt. Das Verfahren sieht die Annahme der zur Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV notwendigen Arbeitgeberdaten im elektronischen Verfahren vor.
Die Einzelheiten des Verfahrens werden entsprechend § 28p Abs. 6a SGB IV in "Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" der Deutschen Rentenversicherung Bund geregelt.
Quelle:Deutsche Rentenversicherung
Die Übersendung der Daten wird dem Arbeitgeber medienbruchfrei im online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Verfahrens (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren, www.extra-standard.de) ermöglicht, das bereits in weiteren Verfahren innerhalb der Sozialversicherung (z. B. Sofortmeldung) verwendet wird.
In der Folge sollen die Daten des Arbeitgebers durch den Betriebsprüfer analysiert sowie auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsbe- und -abrechnung überprüft werden. Die Ergebnisse der Auswertungen werden durch den Prüfer gemeinsam mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater besprochen.
Besteht eine Teilnahmeverpflichtung zur euBP?
Das Verfahren euBP wird dem Arbeitgeber optional angeboten.
Sofern Arbeitgeber daran teilnehmen, können die Rentenversicherungsträger verlangen, dass die Übermittlung der erforderlichen Daten zum Zweck der Betriebsprüfung in einer einheitlich vorgegebenen Struktur erfolgt. Diese Struktur wird in den als Download angebotenen Grundsätzen beschrieben.
Ab dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.
Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt freiwillig.
Ersetzt die euBP die Prüfung vor Ort?
Grundsätzlich nicht. Sofern der Arbeitgeber an der euBP teilnimmt und diese mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden kann, entfällt allerdings eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.
Wer war an der Verfahrensentwicklung beteiligt?
Zur Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten wurden die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA), die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) wie auch die Arbeitsgemeinschaft der Personalabrechnungssoftwareersteller (ArGe PERSER) frühzeitig in die Planungen einbezogen.
Wie sieht das technische Verfahren aus?
Dieses Verfahren sieht ausschließlich die Annahme der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten im Rahmen eines Online-Verfahrens vor. Der Absender erhält eine elektronische Annahmequittung.
Eine Annahme von Datenträgern der jeweiligen Softwarehersteller ist nicht möglich (geschlossenes Verfahren).
Eine Liste der Softwareersteller, die das Verfahren euBP bereits unterstützen, finden Sie hier:
(Suche nach = Programm, Programmtyp = Entgeltabrechnungsprogramme, Modulauswahl = Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung)
Sind die Daten der Arbeitgeber vor dem Zugriff Dritter sicher?
Ja. Die Daten werden über geschlossene und gesicherte Kommunikationswege übermittelt (eXTra-Verfahren - einheitliches XML-basiertes Transportverfahren - www.extra-standard.de / Serverdirektanbindung) und in einem geschützten System bei der DSRV gespeichert.
Mehr Informationen zum eXTra-Verfahren erhalten Sie im Internetangebot der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.:
Was passiert mit den Daten der Arbeitgeber nach der Betriebsprüfung?
Die Daten werden nach Bestandskraft des Bescheides automatisch gelöscht. Dem Absender der Arbeitgeberdaten wird darüber eine elektronische Meldung hinterlassen.
Ist eine monatliche oder andere regelmäßige Datenmeldung durch die Arbeitgeber vorgesehen?
Nein. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt und nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung ist nicht vorgesehen.
Welche Auswirkungen ergeben sich für den Arbeitgeber?
In der nachfolgenden Tabelle informieren wir Sie darüber, welche Vorteile und Nachteile sich für den Arbeitgeber ergeben.
| Bereich | Verfahren bisher | Verfahren mit euBP |
|---|---|---|
| Personal | intensive Vorbereitung der Prüfung | Minimaler Personalaufwand bei der Vorbereitung durch Definition einheitlicher Datensätze |
| Technik | Bereitstellung geeigneter Hilfsmittel zur Durchführung der Prüfung | Anpassung der Abrechnungssoftware (Schnittstelle) |
| Zeit | Taggenaue Vorbereitung und Begleitung der kompletten Prüfung | gemeinsame Sachverhaltsklärung und ggf. Schlussbesprechung |
| Ressourcen |
Informationen umfangreich in Papierform Arbeitsplatz / Büroraum für die Prüfdauer |
ggf. Unterlagen eingeschränkt notwendig (gezielte Anforderung) Arbeitsplatz / Büroraum eingeschränkt |
| Kosten | Für Personal- und Sachmittel | ggf. zusätzliche Module der verwendeten Abrechnungssoftware erforderlich |
Zusätzlich können strukturierte Informationen für Korrekturen der Meldungen zur Sozialversicherung zur Vorbelegung innerhalb der verwendeten Abrechnungsprogramme sowie das Prüfergebnis in pdf-Form zur Verfügung gestellt werden. Auch hierdurch entstehen zusätzliche Zeitvorteile für den Arbeitgeber. Die Korrektur von Meldungen zur Sozialversicherung muss der Arbeitgeber allerdings weiterhin selbst vornehmen.
Wer trägt die Kosten für die Anpassung der Abrechnungssoftware?
Ob und in welcher Höhe Kosten entstehen, kann nur der jeweilige Softwarehersteller mitteilen.
Für Fragen, Hinweise und Probleme im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung wenden Sie sich bitte an diese Adresse:
eubp-support@drv-bund.de
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