Im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung sind die notwendigen Daten aus dem Entgeltabrechnungsprogramm elektronisch zu übermitteln. Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung können bis Ende 2024 freiwillig übermittelt werden, danach ist die Übermittlung verpflichtend.
Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit den Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern.
Allgemeines
Rechtsgrundlage
Zur Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV sind die notwendigen Arbeitgeberdaten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln.
Die Einzelheiten des Verfahrens werden entsprechend § 28p Abs. 6a SGB IV in "Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" der Deutschen Rentenversicherung Bund geregelt.
Quelle:Deutsche Rentenversicherung
Die Übersendung der Daten erfolgt im online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren, www.extra-standard.de), der bereits in weiteren Verfahren innerhalb der Sozialversicherung (z. B. Sofortmeldung) verwendet wird.
In der Folge werden die Daten des Arbeitgebers durch den Betriebsprüfer analysiert sowie auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsbe- und -abrechnung überprüft. Die Ergebnisse der Auswertungen werden durch den Prüfer gemeinsam mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater besprochen.
Besteht eine Teilnahmeverpflichtung zur euBP?
Ja. Seit dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung ist ab 01.01.2025 verpflichtend und bis dahin freiwillig.
Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der prüfrelevanten Daten verzichtet werden. Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.
Eine Übersicht der örtlichen Prüfbüros einschließlich der Kontaktdaten finden Sie hier:
Ersetzt die euBP die Prüfung vor Ort?
Grundsätzlich nicht. Sofern der Arbeitgeber an der euBP teilnimmt und diese mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden kann, entfällt allerdings eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.
Wer ist an der Verfahrensentwicklung beteiligt?
Zur Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten werden die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA), die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) wie auch die Arbeitsgemeinschaft der Personalabrechnungssoftwareersteller (ArGe PERSER) frühzeitig in die Weiterentwicklung einbezogen.
Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP
Die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigten Grundsätze nebst Anlagen (Datensatzbeschreibungen und Verfahrensbeschreibung) werden regelmäßig inhaltlich überprüft und aktualisiert. Mit Gültigkeit einer neuen Datensatzversion bleibt in der Regel die vorherige Version für ein Jahr weiterhin gültig.
Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP, gültig ab 01.01.2024:
- Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung; gültig ab: 01.01.2024 (PDF, 296KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 1 - Datensatzbeschreibung - Entgeltbuchhaltung, Version 3.4.0; gültig ab: 01.01.2024 (PDF, 1MB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 2 - Datensatzbeschreibung - Finanzbuchhaltung, Version 3.4.0; gültig ab: 01.01.2024 (PDF, 273KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 3 - Mindestumfang Buchungen der Finanzbuchhaltung, Version 2.2.0, gültig ab: 01.01.2024 (PDF, 54KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 4 - Datensätze der Deutschen Rentenversicherung für Meldekorrekturen, Version 1.5.0; gültig ab: 01.01.2024 (PDF, 266KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 5 - Verfahrensbeschreibung, gültig ab: 01.01.2024 (PDF, 1MB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anhang zur Anlage 5 - Beispieldateien zu Rückmeldungen im Verfahren der euBP (zip, 1KB, Datei ist nicht barrierefrei)
Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP, gültig ab 01.01.2025:
- Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung; gültig ab: 01.01.2025 (PDF, 701KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 1 - Datensatzbeschreibung - Entgeltbuchhaltung, Version 3.5.0; gültig ab: 01.01.2025 (PDF, 831KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 2 - Datensatzbeschreibung - Finanzbuchhaltung, Version 3.5.0; gültig ab: 01.01.2025 (PDF, 480KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 3 - Mindestumfang Buchungen der Finanzbuchhaltung, Version 2.3.0, gültig ab: 01.01.2025 (PDF, 23KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 4 - Datensätze der Deutschen Rentenversicherung für Meldekorrekturen, Version 1.6.0; gültig ab: 01.01.2025 (PDF, 177KB, Datei ist nicht barrierefrei)
- Anlage 5 - Verfahrensbeschreibung, gültig ab: 01.01.2025 (PDF, 2MB, Datei ist nicht barrierefrei)
Mit dem nachfolgenden Tool haben insbesondere die Entwickler von Entgeltabrechnungsprogrammen die Möglichkeit, die erzeugten Arbeitgeberdaten entsprechend dieser vorab genannten Grundsätze auf Plausibilität zu überprüfen.
euBP-Datentool (Stand: 06.12.2024)
Produkthandbuch zum euBP-Datentool (Stand: 06.12.2024)
Elektronisches Prüfergebnis
Auf Wunsch kann das Prüfergebnis elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden. Voraussetzung ist, dass die Betriebsprüfung mit euBP-Lohndaten durchgeführt und hierzu die Datensatzversion 3.4.0 oder höher verwendet wird. Nach Prüfabschluss wird das Prüfergebnis im Format eines pdf-Dokuments als Rückantwort auf die euBP-Datensendung im eXTra-Verfahren zum Abruf bereitgestellt. Über die Bereitstellung wird die abrufberechtigte Person mit eine E-Mail benachrichtigt.
Für die Durchführung der Betriebsprüfung werden die geforderten euBP-Daten über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Besteht der Wunsch das Prüfergebnis elektronisch per Datenabruf zu erhalten, gibt der Absender dies zusätzlich mit an. Zusammen mit der Wunschäußerung ist die E-Mail-Adresse der abrufberechtigten Person anzugeben, an die die Benachrichtigung versendet wird, wenn das Prüfergebnis bereitgestellt wurde. Um den erfolgreichen Empfang der Nachricht für die abrufberechtigte Person zu gewährleisten, ist darauf zu achten, dass eine gültige E-Mail-Adresse angegeben wird. Postkorb-Adressen sollten deshalb nicht verwendet werden.
Mit Übermittlung dieser Angaben willigt der Absender ein, dass ihm das Prüfergebnis als Rückmeldung auf die euBP-Datensendung bereitgestellt wird (Zugangseröffnung). Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Hinweis: Der Abruf und die Anzeige des pdf-Dokuments erfolgen über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das Programm, mit welchem die euBP-Daten zur Betriebsprüfung übertragen worden sind.
Die Deutsche Rentenversicherung behält sich bei berechtigtem Zweifel an einer rechtssicheren elektronischen Bekanntgabe vor, das Prüfergebnis postalisch zu übermitteln.
Mehr Informationen finden Sie in den Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die euBP und in der Dokumentation Ihres Entgeltabrechnungsprogramms.
Elektronische Entgeltunterlagen
Zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen wird auf die entsprechenden Ausführungen im Bereich "summa-summarum" verwiesen:
- Lexikon-Eintrag zu Entgeltunterlagen
- Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV:
Technisches Verfahren
Wie sieht das technische Verfahren aus?
Dieses Verfahren sieht ausschließlich die Annahme der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten im Rahmen eines Online-Verfahrens vor. Der Absender erhält eine elektronische Annahmequittung.
Eine Annahme von Datenträgern der jeweiligen Softwarehersteller ist nicht möglich (geschlossenes Verfahren).
Sind die Daten der Arbeitgeber vor dem Zugriff Dritter sicher?
Ja. Die Daten werden über geschlossene und gesicherte Kommunikationswege übermittelt (eXTra-Verfahren - einheitliches XML-basiertes Transportverfahren - www.extra-standard.de / Serverdirektanbindung) und in einem geschützten System bei der DSRV gespeichert.
Mehr Informationen zum eXTra-Verfahren erhalten Sie im Internetangebot der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.:
Was passiert mit den Daten der Arbeitgeber nach der Betriebsprüfung?
Die Daten werden nach Bestandskraft des Bescheides automatisch gelöscht. Dem Absender der Arbeitgeberdaten wird darüber eine elektronische Meldung hinterlassen.
Ist eine monatliche oder andere regelmäßige Datenmeldung durch die Arbeitgeber vorgesehen?
Nein. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt und nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung ist nicht vorgesehen.
Auswirkungen für den Arbeitgeber
Welche Auswirkungen ergeben sich für den Arbeitgeber?
Im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung können weitere digitale Dienste zur Verfügung gestellt werden.
Auf Wunsch kann das Prüfergebnis elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden. Nach Prüfabschluss wird das Prüfergebnis im Format eines pdf-Dokuments als Rückantwort auf die euBP-Datensendung im eXTra-Verfahren zum Abruf zur Verfügung gestellt. Die abrufberechtigte Person wird hierüber mit einer E-Mail benachrichtigt.
Die Wunschäußerung sowie der spätere Abruf und die Anzeige des pdf-Dokuments erfolgen über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das Programm, mit welchem die euBP-Daten zur Betriebsprüfung übertragen worden sind.
Zusammen mit der Übertragung der euBP-Daten können die Angaben zum Fragebogen aus der Prüfankündigung weitestgehend elektronisch beantwortet werden. Insbesondere können die Kontaktdaten des Ansprechpartners oder der Ansprechpartnerin für die Betriebsprüfung übermittelt werden.
Zusätzlich können strukturierte Informationen für Korrekturen der Meldungen zur Sozialversicherung zur Vorbelegung innerhalb der verwendeten Abrechnungsprogramme zur Verfügung gestellt werden. Die Korrektur von Meldungen zur Sozialversicherung muss der Arbeitgeber allerdings weiterhin selbst vornehmen.
Wer trägt die Kosten für die Anpassung der Abrechnungssoftware?
Ob und in welcher Höhe Kosten entstehen, kann nur der jeweilige Softwarehersteller mitteilen.
Kontakt
Für Fragen, Hinweise und Probleme im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung wenden Sie sich bitte an diese Adresse:
eubp-support@drv-bund.de
