Die Träger der Rentenversicherung prüfen nach § 28p SGB IV bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (= Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung) und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz stehen, ordnungsgemäß erfüllen.
Die Betriebsprüfungen werden im Interesse der Versicherten (Arbeitnehmer) und der Sozialversicherungsträger durchgeführt. Sie haben den Zweck, die Beitragsentrichtung zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung zu sichern. Sie sollen einerseits Beitragsausfälle verhindern helfen, andererseits die Versicherungsträger davor bewahren, dass aus der Annahme von Beiträgen für nicht versicherungspflichtige Personen Leistungsansprüche entstehen.
In erster Linie wird die Entgeltabrechnung geprüft. Im Rahmen der Entgeltabrechnung bezieht sich die Prüfung auf die Abrechnungsergebnisse und Entgeltunterlagen (Stundenzettel, Entgeltabrechnungen, Reisekostenabrechnungen usw.), die Beitragsabrechnungen, die Beitragsnachweise, die Meldungen und sonstigen versicherungs-, beitrags- und melderechtlich relevanten Unterlagen aus dem Bereich des Rechnungswesens sowie der Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden.
Außerhalb der Entgeltabrechnung wird die Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens zur Prüfung herangezogen.
Die Betriebsprüfungen umfassen insbesondere die von den Arbeitgebern
Die Prüfung erfolgt grundsätzlich stichprobenhaft.
Die Prüfer kommen während der Arbeitszeit zum Arbeitgeber. Falls Löhne und Gehälter extern über einen Steuerberater, ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung abgerechnet werden und diese auch die Meldungen zur Sozialversicherung übernehmen, findet die Betriebsprüfung dort statt – vorausgesetzt der Arbeitgeber ist einverstanden. DieTräger der Rentenversicherung sind verpflichtet, die Prüfung so durchzuführen, dass der betriebliche Ablauf nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Wie lange die Prüfung dauert, hängt im Wesentlichen von der Größe des Betriebes ab. Bei kleineren Unternehmen sind dies in der Regel ein oder zwei Tage. Bei Arbeitgebern mit mehreren Hundert Mitarbeitern sind unter Umständen mehrere Prüfer vor Ort und die Prüfung dauert länger.
Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung verschaffen kann. Dabei ist nicht nur Vollständigkeit, sondern auch Übersichtlichkeit gefragt. Das gilt auch für die Speicherbuchführung. Grundsätzlich werden alle Personen erfasst, die im oder für den Betrieb innerhalb von vier Jahren (gesetzlicher Verjährungszeitraum) beschäftigt sind beziehungsweise waren.
Der Arbeitgeber muss einen geeigneten Raum oder einen Arbeitsplatz für die Prüfung zur Verfügung stellen – inklusive der erforderlichen Hilfsmittel wie etwa einen Computer mit der entsprechenden Software. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber beziehungsweise die zuständige Abrechnungsstelle über alle Tatsachen Auskunft geben und alle Unterlagen vorlegen, die für die Sozialversicherung relevant sind. Umgekehrt können die Arbeitgeber die Zeit nutzen, um mit dem Prüfer offene Fragen zum Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht der Sozialversicherung zu besprechen.
Neben der Kontrolle setzen die Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung auch auf Beratung und Aufklärung. Veranstaltungen für Arbeitgeber und Steuerberater im gesamten Bundesgebiet tragen dazu bei, schon im Vorfeld fundierte Informationen und Hilfestellungen zu geben. Referenten sind erfahrene Betriebsprüferinnen und -prüfer mit umfangreichem Praxiswissen.
Im Mittelpunkt der Vortragsveranstaltungen steht die Information über gesetzliche Neuregelungen sowie über aktuelle Sachverhalte aus der Praxis.
Zu den Vortragsveranstaltungen
Darüber hinaus beantworten die Prüfbüros der Deutschen Rentenversicherung alle relevanten Fragen.
Zu den Adressen und Telefonnummern der Prüfbüros
Auch die Online-Publikation "summa summarum" informiert regelmäßig über Entwicklungen in der Sozialversicherung und aktuelle Fragen zur Betriebsprüfung. Hier gibt es Tipps und Hinweise für die Gehalts- und Lohnabrechnung sowie für die korrekte Berechnung und das Abführen der Beiträge.
Allgemeine Hinweise zu Betriebsprüfungen finden Sie auch in unserer Broschüre: "Arbeitgeber: Arbeitnehmer richtig versichern" .
Diese Unterlagen sollten auf jeden Fall bei der Betriebsprüfung parat sein:
In der Regel nimmt der Prüfer einige Wochen vor der Prüfung telefonischen Kontakt mit dem Arbeitgeber auf. Nach Abstimmung des Prüftermins bekommt der Arbeitgeber eine schriftliche Prüfankündigung. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von dieser Frist abgewichen werden.
In der Prüfankündigung sind das Aktenzeichen, die Fax- und Telefonnummer des Prüfbüros, der Name eines Ansprechpartners, der Prüftermin und der Prüfungszeitraum angegeben. Um die Erreichbarkeit für telefonische Rückfragen des Betriebes zu ermöglichen, ist in der Prüfankündigung ein fester Ansprechpartner genannt. In der schriftlichen Prüfankündigung an den Arbeitgeber wird angegeben, welche Unterlagen zur Prüfung benötigt werden.
Die fehlenden Unterlagen können während der laufenden Prüfung und auch noch danach innerhalb einer Frist, die der Prüfer setzt, nachgereicht werden. Werden keine Unterlagen nachgereicht, kann dies zu Nachforderungen von Beiträgen führen.
Seit 2021 erlassen die Rentenversicherungsträger auch Verwaltungsakte über den sozialversicherungsrechtlichen Status von im Betrieb tätigen Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern, Abkömmlingen des Arbeitgebers und geschäftsführenden GmbH-Gesellschaftern, sofern sie nicht gemeldet sind und noch kein Verwaltungsakt über ihren sozialversicherungsrechtlichen Status vorliegt.
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